Planung

Anlass, Dauer, Zielgruppe und Rahmenprogramme der Veranstaltung etablieren die Anforderungen an den richtigen Kongressort.

Wir helfen Ihnen, die beste Wahl zu treffen

  • Projektplanung
  • Detaillierter Bedarfsplan
  • Evaluation des Kongressortes und Wahl
  • Infrastruktur und Logistik
  • Programmablauf und Organisation

Budgetierung & Finanzplanung

Von der Budgetierung bis zur Detailabrechnung – wir sorgen für Transparenz in jeder Phase.

  • Finanzplanung und Detailbudget
  • Vorfinanzierungsplan
  • Laufende Kontrolle aller Budgetpositionen
  • Detaillierte Kongressabrechnung
  • Jederzeit aktuelle Kostentransparenz

Webseite, Marketing, Drucksachen

Bereitstellung, Setup und Individualisierung der Webseite für die Veranstaltung

  • Betreuung der Webseite über die gesamte Online-Periode
  • Aufbereitung und Verwaltung von Mailinglisten
  • Vorbereitung und Versand von Newslettern und Kongressprogrammen
  • Grafik, Corporate Design, Gestaltung und Text
  • Planung aller notwendigen Werbemittel
  • Produktionsabwicklung der Drucksachen

Kongress-Sekretariat, Teilnehmermanagement

  • Teilnehmermanagement
  • Inkasso / Zahlungskontrolle
  • Führen von Teilnehmerlisten
  • Referentenmanagement
  • Vor Ort Organisation

Hotelbuchungen & Transporte

  • Evaluation und Beschaffung der Zimmerkontingente
  • Bearbeitung und Koordination der Hotelbuchungen
  • Transporte und VIP-Transfers
  • Hospitality-Desk

Abstract Management

  • Einrichten des Online Abstract Managements
  • Online Abstract-Gutachtermodul
  • Koordinationsaufgaben zum wissenschaftlichen Komitee
  • Begleitung von Programm Komitee Sitzungen
  • Benachrichtigung der Abstract Autoren
  • Erstellen eines fertigen Drucksatzes für das Abstract- oder Proceeding-Bandes zur Weitergabe an die Druckerei
  • Erstellung eines Offline-Programms für USB-Sticks oder CD-Datenträger
  • Erstellung eines dynamischen Online-Programmes der Konferenzbeiträge
  • Referentenmanagement
  • Organisation der Posterausstellung

Ausstellung, Sponsoring

  • Planung der Infrastruktur
  • Verhandlungen mit Subunternehmen und Lieferanten
  • Erstellen der Sponsoren- und Vertragsunterlagen
  • Versand Unterlagen an potentielle Aussteller
  • Nachfassung
  • Rechnungswesen und Kontoführung
  • Erstellen des Sponsoren Handbuchs und Ausstellerplans
  • Verwaltung der Ausstelleranmeldungen
  • Koordinationsaufgaben vor Ort
  • Betreuung der Aussteller vor Ort

Durchführungsort, Logistik

  • Evaluation des Veranstaltungsortes
  • Organisation der Infrastruktur und Logistik
  • Evaluation und Organisation technischer Einrichtungen
  • Verpflegungskonzept erstellen
  • Organisation und Koordination mit Caterer
  • Erstellen von Zeitplänen
  • Beschriftungskonzepte erstellen
  • Koordinationsaufgaben und Kontrolle vor Ort

Social Events

  • Erarbeitung und Durchführung von Abendveranstaltungen, Rahmen- und egleitpersonenprogramme
  • Evaluation und Besichtigung der Lokalitäten
  • Reservation der Räumlichkeiten
  • Einholen von verschiedenen Vorschlägen für das Unterhaltungsprogramms, Moderatoren etc.
  • Zeitlichen Abläufe erstellen
  • Organisation und Beschaffung von Blumen, Dekoration etc.
  • Koordinationsaufgaben mit Caterer, Technik etc.
  • Einlass und Organisationskontrolle vor Ort